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延安大学合同管理办法(试行)
2019-06-17 09:00  

 

第一章 总 则

第一条 办法依据

为规范延安大学(以下简称“学校”)合同管理,严格合同责任,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规以及《延安大学章程》的相关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 合同定义

本办法所称合同是指学校对外与自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

本办法所称合同管理,是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度,对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

学校合同按照性质、金额大小和重要程度,分为重大合同和一般合同。合同标的额在100万元及以上(招标采购、基建项目合同标的额400万元及以上),对学校有重要影响的合同属重大合同,其他属一般合同。

第三条 合同主体

学校法定代表人及其书面授权的代理人,可在相应权限范围和期限内,代表学校依法订立、履行、变更或解除合同。学校所属的不具有独立法人资格的单位,经学校书面授权,可在授权范围内以本单位名义对外订立、履行、变更或解除合同。未经学校书面授权,任何单位、个人都不得以学校的名义或者所属单位的名义对外签订合同。

第四条 基本原则

学校订立、履行合同坚持遵守国家法律、行政法规原则;坚持遵循诚实信用、平等互利、协商一致的原则;坚持有利于学校建设发展、维护学校权益的原则。

第五条 适用范围

本办法适用于学校及授权的二级单位,在对合同的签订、履行、变更或解除、争议解决等进行审批、管理、监督、检查;禁止以学校名义签订任何性质的担保合同,未经批准不得以学校名义签订投资合同和借贷合同。

第六条 法律顾问

学校聘请常年法律顾问,协助学校起草、修改、审查合同,参与重大合同的谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

 

第二章 合同管理机制、机构及职责

第七条 合同管理工作机制

学校合同管理实行统一授权、归口管理、部门会签、使用部门履约、合法性审查及过程监督的工作机制。校长全面领导合同管理工作,副职校领导、各二级单位依照本办法履行相应的合同管理职责。

统一授权是指签订合同的权限由校长(学校法定代表人)统一书面授权。未经授权,任何二级单位和个人不得以学校、二级单位等名义对外签订合同或出具涉及学校权利义务的书面文书。重大合同应当由校长亲自签订或者授权副职校领导签订,一般合同可授权合同归口单位分管、联系校领导或二级单位负责人签订。

归口管理是指各二级单位根据管理权限对各自职责范围内的合同事项进行管理,二级单位主要负责人为合同归口管理责任人。

部门会签是指合同内容涉及两个或两个以上部门的,根据合同性质或主要条款确定合同归口管理部门,其他相关部门为会签部门,签署审查意见;不能确定的,由合同经费管理部门负责。

使用部门履约是指学校的二级单位作为合同具体执行部门,对合同权利、义务履行等事项负责。执行部门主要负责人为合同执行责任人。

合法性审查是指合同必须经过学校确定的法律顾问对合同条款的完备性、准确性及约定内容的合法性进行审查。

全过程监督是指监察处、审计处对合同的签订、履行、管理等方面实行监督。

第八条 合同综合管理部门

校长办公室为合同综合管理机构,下设合同管理科,具体职责有:

(一)建立健全合同管理规章制度。

(二)负责学校综合性、战略性的重大合同的可行性研究、谈判、文本起草。

(三)审核、制定规范的制式合同文本。

(四)负责协调学校的法律顾问,对合同条款的完备性、准确性及约定内容的合法性进行审查。

(五)负责“延安大学合同专用章”、法定代表人印鉴管理。

(六)对以学校名义签订的合同进行统一归档管理,对合同进行分类统计、统一编号,建立合同总台账。

(七)负责建立合同履行情况评估制度,每年定期对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对合同履行中存在的不足,提出整改意见。

(八)指导及参与各二级单位对合同争议的协商与处理。

第九条 合同归口管理部门

按照各职能部门职责,学校授权对其业务范围内的合同进行归口管理。主要职责范围:

(一)国资处负责学校资产、设备管理与维修类合同,负责货物、设备、耗材、服务及修缮采购类合同管理。

(二)科研处负责自然科学类、人文社会科学类及医学类纵向及横向科研项目、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同管理。

(三)基建处负责学校基本建设工程勘察、设计、招标代理、监理、施工以及工程项目相关的设备、材料供应等合同管理等。新校区建设管理办公室负责新校区建设项目合同管理。

(四)人事处负责人才引进、劳动用工类合同管理。

(五)对外合作交流处负责国内校际、校企、校友合作和教科文基金会类合同管理。

(六)财务处负责学校借贷合同以及各类银行服务合同管理。

(七)后勤集团负责学校经营性房屋租赁和学校水、电、暖、气使用合同管理,负责学生自费的公寓用品采购合同管理,负责校医院药品、疫苗采购合同管理,及非集中采购的维修类、服务类、货物采购类合同管理等。

(八)学生处、团委负责学校学生事务类、活动类合同管理。

(九)教务处、研究生处、继续教育学院分别负责学校本科生、研究生、成人学生教学业务类、招生咨询活动类合同管理。

(十)工会负责学校基础教育服务类、职工福利采购合同管理。

(十一)泽东干部培训学员负责非学历教育、培训类合同管理。

(十二)国际交流处负责留学生教育、中外合作办学、国际及港澳台交流合作合同管理。

所列部门的具体授权范围应以学校法定代表人授权委托书为准。被授权部门如需对法定代表人授权委托书的具体内容进行修改,或其它部门在其职责范围内需办理授权,应向校长办公室报审。

第十条 合同归口管理部门职责

(一)负责所承办合同的可行性分析、一致性、合法性审查及对合同对方当事人的资信核查。

(二)负责合同的洽谈和文本起草等,将合同提交法律顾问及分管、联系领导审核审批,审核通过后提请校长或校长授权人签署合同。

(三)跟踪掌握合同履行的情况,及时向相关负责人汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议。

(四)确定本部门的合同管理人,负责保管合同签订及履行过程中形成的有关资料,并实行统一分类和连续编号、建立合同台账,定期移交学校档案馆存档(人事合同除外)。

(五)具体组织处理合同纠纷。

(六)完成学校交办的其他合同事务工作。

第十一条 合同履行部门主要职责

合同履行部门指合同承办人或标的使用单位,在合同履行过程中负责对合同具体事务的管理与落实,主要职责为:

(一)负责合同的前期准备工作,包括立项、申报、调研、洽谈、谈判等事项。

(二)负责合同权利、义务的确定。

(三)负责合同的初步起草工作,办理合同及相关资料的送审。

(四)负责合同全面的履行。

(五)及时发现、解决并向归口管理部门报告合同履行过程中出现的有损学校利益的问题。

(六)办理合同履行过程中的变更、解除、终止及验收。

第十二条 监督部门职责

校长办公室主要负责对合同授权及合同的合法性进行监督。监察处主要负责在合同签订、履行和管理中,对违反本办法规定给学校造成损失的负责人、责任人的监督、执纪问责。审计处主要负责对合同签订资料、验收等环节及管理过程中的审计监督,发现问题及时提出整改意见。财务处主要负责对合同项目资金预算进行审核、确认,对合同资金使用的合理性、合规性、经济性进行监督。

 

第三章 合同的订立

第十三条 合同订立程序

合同的订立程序包括合同的起草、审批、授权、签署。

第十四条 合同的前期审查和起草

承办合同的单位负责合同的前期审查和起草,包括下列事项:

(一)审查合同对方当事人的缔约资格。

(二)起草合同文本,并评估合同可行性。

(三)评估本方及对方履约能力。

第十五条 合同示范文本

合同的文本内容应当包括以下主要条款:

(一)当事人的名称或者姓名和住所;

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法;

(九)当事人认为应当明确的内容。

合同的内容、条款必须合法、完整、明确、具体、严谨,必须如实、准确地反映合同各方的真实意思表示。

合同争议应当争取选择在学校住所地诉讼或仲裁。

第十六条 合同签署语言

合同签署文本一般为中文文本,文字表述应当规范,字迹清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。

若涉外合同采用外文文本的,合同使用单位应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确,且中文文本具有不低于其它语言文本的效力;合同归口管理部门应做好文本审核。

第十七条 法定代表人授权

校长是学校法定代表人,也是学校合同的法定签署人。校长有权以书面形式授权他人为合同事务的委托代理人。法定代表人授权委托书是校长授权他人代为签署合同的唯一形式。办理法定代表人授权委托书的合同归口管理部门须向校长办公室提交书面申请,审批通过后予以办理。重大合同应由校长或校长授权的合同履行部门的分管、联系校领导代为签署,一般合同应由合同履行部门的分管、联系校领导或负责人签署。

第十八条 合同审批流程

(一)归口管理部门在合同签订前要对合同的真实性、合法性,可行性审核。具体内容为审查合同对方的主体资格及资信状况;审查合同基本条款的完备情况;审查合同的内容是否与招投标或谈判内容一致,是否符合学校规定。

(二)归口管理部门对合同审查完毕后,报送主管校领导进行核签(经济、基建类合同需财务处、审计处审签)。

对于重大合同或者如需法律咨询的,归口管理部门报送校长办公室,由校长办公室安排学校法律顾问审核,并出具法律咨询意见。

合同归口管理部门在将合同报送相关业务部门及监督职能部门审核审签时应提交相关的审核材料,并应为每个部门审核预留两个工作日的审核时间。审核部门应在上述时间之内提出审核意见,遇有需要调查核实有关事项或对有关问题作深入讨论分析等特殊情况的,可适当延长审核时间。

合同审核部门应该对审核的合同出具审核意见,并且由审核机构负责人及具体审核人员签字。审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,上述语言的使用,视为对合同草案的否定。

(三)前述第一、二款中,凡合同内容涉及学校“三重一大”事项的,还须按程序提交党委会或校长办公会审定。

法律、法规等对合同订立程序有特别规定的,应当依其规定办理合同审批手续。

第十九条 合同的签署

学校订立合同应当由校长或其书面授权的代理人签字,并加盖“延安大学合同专用章”。

第二十条 合同的保管

合同原件及其相关材料应由合同归口管理部门、合同使用单位同时做好存档工作。合同归口管理部门应在合同签订后十个工作日内将合同复印件或扫描件送交校长办公室合同管理科备案。

合同及其相关材料,一般包括以下内容:

(一)合同(含附件);

(二)当事人达成的补充协议;

(三)当事人订立合同和补充协议过程中形成的会谈记录、邮件、信件等;

(四)合同对方当事人缔约资格证明文件;

(五)其他需要保存的材料。

合同保管部门应做好合同及其相关材料的保密工作,合同由指定专人保管,一般不得外借。合同归口管理部门应将履行完毕后的合同原件向档案馆归档。

第四章 合同的履行

第二十一条 合同的履行单位应当根据诚实信用原则,认真按照合同的约定履行合同,并根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第二十二条 如需变更或解除合同,应经合同当事人书面协商一致,按前述流程报请审批。法律法规等对合同变更或解除程序有特别规定的,按相关法律法规执行。

第二十三条 合同生效后,如质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的,可以协议补充。

第二十四条 合同归口管理部门负责对合同履行过程进行监督检查,并注意防范合同履行过程中的法律风险。

合同履行过程中出现争议等问题的,合同的履行单位应积极与对方当事人协商解决。协商不成的,或发现可能严重影响合同履行的情况,应及时报告合同归口管理部门,必要时可以向学校法律顾问进行法律咨询

第五章 合同的责任

第二十五条 未经授权擅自订立合同的,依照学校有关规定追究责任人的责任;造成损害的,追究民事赔偿责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

第二十六条 订立、履行合同过程中渎职或失职的,依照学校有关规定追究责任人的责任;造成损害的,追究民事赔偿责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

第二十七条 泄露合同秘密或学校商业秘密的,依照学校有关规定追究责任人的责任;造成损害的,追究民事赔偿责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

第六章 附 则

第二十八条 合同归口管理部门可以根据本办法制定合同管理实施细则,并报校长办公室备案。

第二十九条 延安大学附属医院、创新学院等学校设立的具有独立法人资格的单位,可参照本办法管理合同事务,或制定合同管理规定并报校长办公室备案。

第三十条 本办法由校长办公室负责解释。

 

已是首条
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